Some image
  

Geen papieren facturen meer nodig

Volgens de staatssecretaris is een papieren factuur niet meer nodig. Bedrijven mogen vanaf
16 februari 2009 facturen volledig elektronisch versturen.

 

Op papier of elektronisch

Facturen mogen op papier worden uitgereikt of elektronisch worden verzonden. Elektronische verzending is alleen toegestaan als dit door uw afnemer wordt aanvaard. U kunt dit vooraf met uw afnemer overeenkomen. Als uw afnemer zonder commentaar de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de elektronische verzending van de factuur te hebben aanvaard. De staatssecretaris heeft in dit kader goedgekeurd dat u de aanvaarding van de elektronische factuur door uw afnemer niet in uw administratie hoeft vast te leggen.

Voorwaarden

Elektronisch verzonden facturen werden door de Belastingdienst aanvaard als de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud van de facturen waren gewaarborgd. Hiervoor golden een aantal regels. Zo kon de authenticiteit en integriteit zijn gewaarborgd door middel van:

  • een geavanceerde elektronische handtekening;
  • een elektronische uitwisseling van gegevens;
  • of een andere methode, waarbij in ieder geval de authenticiteit en integriteit waren gewaarborgd.

Deze laatste andere methode moest bij de inspecteur zijn gemeld. De ondernemer die zekerheid wilde hebben of met betrekking tot deze andere methode de vereisten waren gewaarborgd, kon daartoe een verzoek indienen bij de inspecteur, die daarop bij voor bezwaar vatbare beschikking besliste.
Deze regels voor elektronische facturering zijn sterk vereenvoudigd. De staatssecretaris keurt goed dat de elektronische wijze van opmaak en versturen van de factuurgegevens vorm- en middelvrij kan plaatsvinden. De nu al toegestane methoden voor elektronisch factureren blijven bestaan. De verplichting om het gebruik van een andere methode aan de inspecteur te melden, vervalt. In de praktijk valt bij die andere methode te denken aan bedrijfsspecifieke elektronische apparatuur voor het maken en versturen van elektronische facturen of aan het per e-mail versturen van facturen, die bijvoorbeeld de vorm van een pdf-bestand krijgen.

Let op!

Elektronische facturering is per 16 februari 2009 nog gemakkelijker geworden, waardoor het net zo makkelijk is om een factuur te e-mailen.