Nieuwsbrief Bijlage Werkkostenregeling

Bijlage Werkkostenregeling

Verhuiskosten, kerstpakketten, laptops, bedrijfsfitness, mobiele telefoons, fietsen, internet-abonnementen, werkkamerkosten… je kunt het zo gek niet bedenken of er is wel een fiscaal-vriendelijke regeling voor, mét de bijbehorende uitzonderingen, mitsen en maren. Dat is vervelend voor werkgevers, maar vooral voor de fiscus, die het allemaal moet controleren.

Aan al die aparte regelingen komt per 1 januari 2011 een eind. Vanaf die datum is er nog maar één overkoepelende werkkostenregeling. Tot en met 31 december 2013 mógen werkgevers die toepassen, daarna is hij verplicht. De nieuwe werkkostenregeling wordt gepresenteerd als een zegen, maar in de praktijk is hij vooral fijn voor de fiscus. Voor werkgevers is hij nog knap lastig…

Hoe zit de nieuwe werkkostenregeling in elkaar? Is het gunstig om er meteen al mee aan de slag te gaan of kun je beter nog even wachten? En hoe gaat de implementatie in zijn werk? Dat en meer leest u in deze Nieuwsbrief Bijlage. We hebben hem geschreven vanuit het perspectief van de werkgever.

Het basisprincipe

Kiest u voor de werkkostenregeling, dan mag u maximaal 1,4% van het totale fiscale loon, de zogenaamde ‘vrije ruimte’, besteden aan onbelaste vergoedingen (geld) en verstrekkingen (loon in natura) voor uw werknemers. U moet deze vergoedingen en verstrekkingen wel in uw administratie opnemen (als eindheffingsloon).

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het meerdere betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. (Alleen loonbelasting, dus geen premies.) Een eindheffing wil zeggen dat u als werkgever de belasting betaalt en dat de werknemer daar verder buiten blijft. Die krijgt zijn vergoedingen en verstrekkingen gewoon belastingvrij.

Alleen wat onder het loon valt

De werkkostenregeling is een loonregeling. Dat betekent dat u alleen die vergoedingen en verstrekkingen in aanmerking hoeft te nemen die daadwerkelijk tot het (belaste) loon behoren. Stel bijvoorbeeld dat een secretaresse van haar eigen geld wat viltstiften en flipover-vellen koopt, en dat u de desbetreffende kosten achteraf aan haar vergoedt. Dan is dat weliswaar een ‘vergoeding’, maar niet een vergoeding die onder de werkkostenregeling valt. Die mag u er gewoon buiten laten.

Er zijn nog veel meer van dat soort gevallen. Hieronder een overzicht van alles wat niet onder het loon valt en dus buiten de werkkostenregeling kan blijven.

Voordelen buiten de dienstbetrekking

Wanneer een werkgever een werknemer een vergoeding geeft of iets cadeau doet, zonder dat dit gebaseerd is op de werkgevers-werknemersrelatie, dan is de werkkostenregeling niet van toepassing. Denk aan een rouwkrans of een fruitmand; die geef je als mens en niet als werkgever. Deze kosten zijn dus gewoon onbelast. De Staatssecretaris is het hier overigens niet mee eens. Die vindt fruitmanden, etc. (en -bizar genoeg- ook de kosten voor toiletbezoek) wel degelijk loon, dat vervolgens op nul gewaardeerd mag worden.

Intermediaire vergoedingen

Wanneer een werknemer een bedrag voorschiet dat u later vergoedt, is de werkkostenregeling niet van toepassing op de vergoeding. Dat is dus het eerder genoemde voorbeeld van de secretaresse die van eigen geld kantoorbenodigdheden voor de zaak koopt, en die achteraf declareert.

Vrijgestelde aanspraken

In principe behoren ‘aanspraken’ (zoals de werkgeversbijdrage voor de zorgverzekeringswet) tot het belaste loon, maar sommige van die aanspraken zijn vrijgesteld. Dat is met name het geval als er een zogenaamde omkeerregeling geldt, waarbij niet de aanspraak zelf maar de uitkering belast is. Bijvoorbeeld: pensioenregelingen, eenmalige uitkeringen bij ontslag, etc.

Vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen

Sommige uitkeringen en verstrekkingen gelden als vrijgesteld (dus onbelast) loon. Bijvoorbeeld: een extra maandsalaris bij een 25- of 40-jarig jubileum.

Eigen bijdrage

De werkkostenregeling is eveneens niet van toepassing op verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage betaalt van minimaal de (factuur)waarde van de verstrekking.

Gerichte vrijstellingen

Sommige zaken vallen wél onder het (belaste) loon maar toch weer buiten de werkkostenregeling. Dat zijn de zogenaamde gerichte vrijstellingen, waarvoor de bestaande regelingen van kracht blijven. Inclusief de criteria om het zakelijke karakter vast te kunnen stellen.

Er zijn gerichte vrijstellingen voor:

vervoer, zoals abonnementen en losse kaartjes voor openbaar vervoer en een kilometervergoeding voor eigen vervoer van maximaal € 0,19 (bedrag 2010);
werkgerelateerde tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen en overige kosten die gemaakt zijn tijdens een zakelijke reis);
cursussen, congressen, seminars en andere kennis-verwervingsactiviteiten die van belang zijn voor het werk van de werknemer;
studiekosten, opleidingskosten en outplacement;
vakliteratuur;
contributies aan vakverenigingen en beroepsregisters (niet alleen de wettelijk verplichte registraties maar ook registraties die vanuit de beroepsgroep worden opgelegd met het oog op het veiligstellen en bewaken van bepaalde kwaliteitsnormen);
procedures voor de erkenning van verworven competenties (de zogenaamde EVC-procedures);
maaltijden vanwege overwerk, koopavonden of dienstreizen;
verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking (in principe: de kosten van het overbrengen van de inboedel, plus € 7.750);
de zogenaamde ‘extraterritoriale kosten’, oftewel kosten wegens tijdelijk verblijf in het buitenland.

De waardering van vergoedingen en verstrekkingen

Wanneer het gaat om vergoedingen en verstrekkingen die wél meetellen voor de werkkostenregeling, dan moeten die van een waardering voorzien worden voor de loonadministratie. Zodat je kunt berekenen wat nog wel binnen de vrije ruimte valt en wat niet.

Het waarderen van vergoedingen is simpel: dat is gewoon het geld dat u uitkeert. Voor verstrekkingen geldt de factuurwaarde inclusief btw.

Maar let op: vergoedingen en verstrekkingen die geheel of gedeeltelijk voor de werkplek (in het bedrijf zelf) bedoeld zijn, mag u lager waarderen dan de waarde in het economisch verkeer of zelfs op nul waarderen.

De volgende vergoedingen en verstrekkingen mogen op nul gewaardeerd worden:

voorzieningen op de werkplek, zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
Arbovoorzieningen;
uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft;
mobiele telefoons, Blackberry’s en smartphones, als het zakelijke gebruik meer dan 10% is;
portable computers (notebooks, laptops en netbooks) als het zakelijke gebruik 90% of meer is;
OV-jaarkaarten en voordeelurenkaarten als die ook voor het werk gebruikt worden.

Overgangsregeling

Zoals gezegd mag u kiezen: starten met de nieuwe werkkosten-regeling per 1 januari 2011, of nog even wachten. Tot en met 31 december 2013 mag u jaar voor jaar bepalen welke regeling u wilt toepassen. Vanaf 1 januari 2014 is de werkkostenregeling verplicht. U hoeft geen contact op te nemen met de belastingdienst over de regeling die u hanteert, dat blijkt namelijk wel uit uw administratie.

Let op: zolang u de nieuwe werkkostenregeling nog niet toepast, moet u wel rekening houden met de aanvullende maatregel dat u niet meer dan € 454 per jaar per werknemer onbelast mag vergoeden of verstrekken voor personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele voorzieningen.

Overstappen of toch nog even wachten?

Het verschilt van bedrijf tot bedrijf of overstappen op de nieuwe werkkostenregeling al dan niet gunstig uitpakt. Op voorhand valt dus niet te zeggen of het verstandig is om per 1 januari 2011 al te starten, of om juist zo lang mogelijk te wachten. Vanzelfsprekend kunt u altijd contact met ons opnemen om in onderling overleg na te gaan wat in uw situatie het gunstigst is.

Houd er in ieder geval rekening mee dat het sowieso een heel gedoe kan zijn, om over te schakelen. Denk daarbij onder andere aan: het aanpassen van de loonadministratie, het opstellen van nieuwe declaratiereglementen, en het maken van nieuwe afspraken over de vaste-kostenvergoedingen voor uw personeel, al dan niet in CAO-verband.

Let op: tot en met 2013 mag u voor elk afzonderlijk jaar opnieuw bepalen of u de oude of de nieuwe regeling wilt toepassen. Uw keuze moet wel gelden voor een heel jaar; ergens halverwege weer van systematiek veranderen is niet toegestaan.

Voorbeeld 1

Een bedrijf heeft 4 werknemers. Het totale fiscale loon bedraagt €.200.000. Vergoedingen en verstrekkingen:

reiskosten (zakelijk) voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,19 per kilometer: € 6.000
telefoon en internetvergoeding: € 1.500
vakliteratuur thuis: € 500
personeelsfeest en kerstpakketten: € 1.000
totaal: € 9.000

De ‘vrije ruimte’ bedraagt 1,4% van € 200.000 is € 2.800. De loonheffing onder de nieuwe werkkostenregeling bedraagt dan 80% eindheffing over € 9.000 min € 2.800 is € 4.960. Onder de huidige regelgeving is de loonheffing nul. In dit geval betekent de nieuwe werkkostenregeling dus een behoorlijke toename van de kosten. Deze werkgever zal de invoering van de nieuwe regeling dus zo lang mogelijk uitstellen.

Voorbeeld 2

Een bedrijf heeft 4 werknemers. Het totale fiscale loon bedraagt €.200.000. Vergoedingen en verstrekkingen:

contributie beroepsvereniging: € 6.000
telefoon en internetvergoeding: € 1.000
vakliteratuur thuis: € 500
personeelsfeest en kerstpakketten: € 1.000
totaal: € 8.500

Voor de contributie aan de beroepsvereniging (€ 6.000) geldt een gerichte vrijstelling. Die hoeft dus niet meegeteld te worden, waardoor er € 8.500 min € 6.000 is € 2.500 aan vergoedingen en verstrekkingen overblijft. De ‘vrije ruimte’ bedraagt 1,4% van € 200.000 is € 2.800. De loonheffing onder de nieuwe werkkostenregeling bedraagt dan 80% eindheffing over € 2.500 min € 2.800 is nul. In de oude regeling zou de af te dragen belasting eveneens nul zijn, maar toch kan het voordeliger zijn om hier te kiezen voor de werkkostenregeling. De vrije ruimte wordt namelijk niet geheel benut, waardoor er desgewenst nog extra vergoedingen gegeven kunnen worden zonder dat dat tot meer belasting zou leiden.

Geen rare dingen doen

De werkkostenregeling biedt veel vrijheid maar er is wel een belangrijke beperking, namelijk de gebruikelijkheidstoets. Die houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomst, geldt als loon. Een kerstpakket van € 15.000 of een kilometervergoeding van € 10 is niet gebruikelijk. Hierdoor is het ook niet mogelijk om een beperkt aantal werknemers een -relatief- hoge onbelaste vergoeding te verstrekken en ander werknemers niets.

Bij een vaste vergoeding voor een of meer van de gerichte vrijstellingen moet de werkgever vooraf een steekproefsgewijs onderzoek onder de werknemers houden ter onderbouwing van de vergoeding. Doet de werkgever dit niet, of geeft hij een te hoge vergoeding, dan valt deze vergoeding in het forfait van 1,4%.

De bewijslast voor de gebruikelijkheidstoets ligt in principe bij de inspecteur.

Implementatie

Het invoeren van de nieuwe werkkostenregeling is een hoop werk, waarbij in ieder geval de onderstaande stappen gezet moeten worden:

Inventariseer per kostensoort het bedrag (incl. btw) dat u aan vergoedingen en verstrekkingen geeft aan uw werknemers.
Bepaal per kostensoort of dit loon is of niet. Zie: ‘Alleen wat onder het loon valt’ hierboven, waarbij intermediaire kosten etc. dus niet onder het loon vallen.
Maak vervolgens per kostensoort een onderverdeling in:
• gerichte vrijstellingen (OV-kosten, vakliteratuur, etc.);
• aangewezen werkkosten en ‘bovenmatig gericht vrijgestelde kosten’ (reiskosten met eigen vervoer, voor zover meer dan €.0,19 per km);
• overige kosten. Kies per kostensoort of deze in de werkkostenregeling valt of rechtstreeks bij de werknemer belast wordt.
Waardeer alle kosten die onder de werkkostenregeling vallen: factuurwaarde inclusief btw, waarde in het economisch verkeer, nihil, of normbedrag. (Een ‘normbedrag’ is bijvoorbeeld de € 2,90 per dag, die een werkgever in 2011 bij het loon moet tellen voor de lunch van een werknemer.)
Bereken de vrije ruimte, oftewel 1,4% van de fiscale loonsom.
Bereken de verschuldigde loonheffing bij toepassing van de huidige regels. Het loonheffingspercentage varieert van 0% tot 108,3%.
Bereken de verschuldigde loonheffing bij toepassing van de werkkostenregeling. Het loonheffingspercentage bedraagt 80%.
Vergelijk de kosten van punt 6 en 7 met elkaar en kies op grond daarvan wat voor u het gunstigst is.

Vanzelfsprekend begeleiden wij u graag bij het doorlopen van deze stappen.

Terug naar het nieuwsbrief archief