Ondertekenen met ValidSign

Van Boekel accountants en adviseurs maakt gebruik van ValidSign voor het digitaal ondertekenen van documenten zoals opdrachtbevestigingen, jaarrekeningen, verwerkersovereenkomsten etc. Deze handleiding beschrijft stap voor stap hoe je een digitale handtekening plaatst op een door Van Boekel accountants en adviseurs verzonden document en hoe je dit document vervolgens aan ons retourneert.

Stap 1: Verzending

Het document wordt opgesteld door Van Boekel accountants en adviseurs en in ValidSign gezet. Je krijgt een e-mail met een uitnodiging om documenten te digitaal te ondertekenen. Klik op de blauwe knop controleer de documenten om in de ValidSign-omgeving te komen, waar de ondertekening plaatsvindt.

Het is mogelijk dat de logo’s in de e-mail niet worden weergegeven, maar dat er in plaats daarvan rode kruisjes in de e-mail staan. Door het volgen van de volgende eenmalige actie is dit opgelost. Klik met de rechtermuisknop op de blauwe balk en klik vervolgens op “Afzender toevoegen aan de lijst met veilige afzenders”.

Stap 2: Documenten controleren

In de ValidSign-omgeving zie je bovenaan het scherm een knop download alle bestanden. Met deze knop kun je controleren of de juiste documenten in de ondertekenomgeving staan.

Controleer de documenten goed. Wanneer je meerdere documenten moet ondertekenen, of accepteren kun je met het pijltje rechtsboven in het scherm doorklikken naar het volgende document.

Stap 3: Ondertekenen

Je kunt op de aangegeven plekken een handtekening zetten, door op de gekleurde velden met kruisjes erin te klikken. Na het klikken verandert het kruisje in een vinkje. Als alle handtekeningen zijn gezet, verschijnt er een venster waarin je op OK klikt om te bevestigen. Als je meerdere documenten hebt herhaal je bovenstaande stappen totdat alle gevraagde handtekening zijn gezet.

Stap 4: Accepteren

Sommige documenten hoeven niet getekend te worden maar wél gelezen. Om er zeker van te zijn dat u het document gezien heeft vragen wij u deze te Accepteren. Zonder het accepteren van deze documenten is het ondertekenproces niet volledig.

De knop Accepteren staat onder het document.

Stap 5: Bevestiging ondertekening

Je krijgt een bevestiging in de ValidSign-omgeving dat het document succesvol is ondertekend.


Als je kiest voor Beëindigen sluit het tabblad in de webbrowser volledig.

Als je kiest voor Sluiten blijf je op de website van ValidSign en wordt het getekende document geopend. Je kunt het document dan downloaden door te klikken op Download dit document.

Stap 6: Downloaden


Zodra de ondertekening volledig is krijg je een e-mail met een downloadlink. Klik op de knop download de documenten. Download en sla deze op voor je eigen archief, mocht je dit nog niet eerder hebben gedaan.

Weigeren om document te ondertekenen of accepteren

Je kunt er ook voor kiezen om het digitaal ondertekenen te weigeren. Als je op Weigeren gaat staan met de muis verschijnt de melding Weigeren om dit document te ondertekenen. Klik op Weigeren en er verschijnt een vervolgscherm, waarin u de reden van weigeren kunt beschrijven. Voer de reden van weigeren in en klik vervolgens op OK.