Registreren in het UBO-register

Misschien heeft u er al iets over gehoord. Ondernemingen met een bepaalde rechtsvorm die vóór 27 september 2020 zijn opgestart, zijn wettelijk verplicht zich voor 27 maart 2022 in te schrijven in het UBO-register.

Organisaties hebben altijd één of meer UBO’s. UBO staat voor ‘Ultimate Benificial Owner’, oftewel uiteindelijke belanghebbenden van een juridische entiteit. Dit kan iedereen met zeggenschap binnen een bedrijf zijn. Van eigenaar tot aandeelhouders (vanaf een bepaald percentage).

Het UBO-register is opgesteld om het witwassen van geld en criminaliteit tegen te gaan Het register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Door middel van het register hebben bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, meer inzicht in wie er zeggenschap hebben in organisaties.

Het UBO-register is vanaf eind september 2020 onderdeel van het door de Kamer van Koophandel (KvK) bijgehouden Handelsregister. Bestaande organisaties die verplicht zijn hun UBO’s te registreren hebben tot en met 26 maart 2022 de tijd om aan de registratieplicht te voldoen. Voor nieuw op te richten organisaties geldt dat het registreren van de UBO een voorwaarde is voor het verkrijgen van een KvK-nummer.

De vier stappen

In deze advieswijzer voorzien wij u aan de hand van een viertal stappen van informatie. Met deze informatie kunt u de UBO van uw organisatie registreren. De vier stappen zijn:

Daarnaast wordt in deze advieswijzer een aantal veelgestelde vragen beantwoord, te weten:

• Kunnen mijn UBO-gegevens afgeschermd worden zodat deze niet openbaar/voor eenieder toegankelijk zijn?
• Binnen welke termijn moet een wijziging van de UBO worden doorgegeven?
• Hoe lang worden UBO-gegevens bewaard?
• Wat zijn de sancties als de UBO niet (of niet tijdig) wordt geregistreerd?
• Kan iedereen gratis mijn UBO-gegevens inzien bij de KvK?

Wilt u deze advieswijzer in één keer lezen, of als naslagwerk op uw bureau leggen? Dat kan! Klik op onderstaande knop om het document te downloaden:

Stap 1: Ga na of uw organisatie verplicht is UBO-informatie te registreren.

Niet alle organisaties zijn verplicht om UBO-gegevens te registreren bij de KvK. Het is dus belangrijk om allereerst na te gaan of er op uw organisatie een UBO-registratieplicht rust. In ieder geval beperkt de verplichting tot registratie van de UBO’s zich tot naar Nederlands recht opgerichte rechtspersonen en andere juridische entiteiten. Naar buitenlands recht opgerichte entiteiten hoeven hun UBO’s niet in het Nederlandse register te registreren. Dat geldt ook als deze ‘buitenlandse’ entiteiten wel in het Handelsregister (moeten) zijn ingeschreven, omdat zij een onderneming in Nederland drijven. Of de buitenlandse entiteit in het land van herkomst haar UBO’s moet inschrijven, wordt bepaald naar het recht van dat land.

Organisaties die verplicht zijn tot het registreren van UBO-informatie zijn:

• niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen (bv en nv)
• stichtingen;
• verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid; met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming;
• onderlinge waarborgmaatschappen;
• coöperaties;
• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
• rederijen;
• europese naamloze vennootschappen (SE);
• europese economische samenwerkingsverbanden (EESV);
• europese coöperatieve vennootschappen (SCE);
• kerkgenootschappen.

Organisaties die uitgezonderd zijn van de UBO-registratieplicht zijn:

• eenmanszaken;
• beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen;
• verenigingen van eigenaars;
• rechtspersonen in oprichting;
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven;
• publiekrechtelijke rechtspersonen;
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes);
• buitenlandse rechtspersonen met een hoofd- of nevenvestiging in Nederland.

Voor trusts en soortgelijke juridische constructies (waaronder fondsen voor gemene rekening) geldt dat een separaat wetgevingstraject gevolgd wordt. Ten tijde van het schrijven van deze advieswijzer is dit wetgevingstraject nog niet afgerond.

Stap 2: Bepaal de UBO binnen uw organisatie

De UBO is ‘de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van óf zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit’.

De UBO-definitie leidt bij de verschillende rechtsvormen tot de volgende natuurlijke personen die in elk geval als UBO kwalificeren voor de registratieplicht in het UBO-register:

Bv en nv:
  1. Personen die voor meer dan 25% aandeelhouder zijn.
  2. Personen die meer dan 25% stemrecht hebben.
  3. Personen die meer dan 25% economisch belang hebben.
  4. Personen die feitelijke zeggenschap hebben op basis van andere middelen.
Stichtingen en verenigingen:
  1. Personen die voor meer dan 25% begunstigde van het vermogen zijn.
  2. Personen die meer dan 25% stemrecht hebben.
  3. Personen die feitelijke zeggenschap hebben op basis van andere middelen.
Vennootschap onder firma, maatschap en rederij:
  1. Personen die voor meer dan 25% gerechtigde tot vermogen zijn.
  2. Personen die meer dan 25% stemrecht hebben.
  3. Personen die feitelijke zeggenschap hebben op basis van andere middelen.
Kerkgenootschap:

de natuurlijke persoon die bij ontbinding van het kerkgenootschap wordt genoemd of anderszins uiteindelijk eigenaar is of (doorslaggevende) zeggenschap heeft, dan wel natuurlijke persoon die als bestuurder staat vermeld in het eigen statuut, of als bestuurder staat genoemd in de documenten van de kerkelijke organisatie.

Bij het bepalen van het eigendomsbelang op grond van het recht op uitkering van de winst of reserves, dient gekeken te worden naar de jaarlijkse uitkering. De kwalificatie van de UBO kan daarmee afhangen van de hoogte van de (dividend-) uitkering ten opzichte van het (totale) bedrag dat wordt uitgekeerd. Dit kan tot gevolg hebben dat een aandeelhouder het ene jaar wel en het andere jaar niet als UBO kwalificeert.

Ontbreekt een UBO? Dan dient de ‘pseudo-UBO’ ingeschreven te worden

Indien er geen natuurlijk persoon is die voldoet aan het UBO-begrip zoals hierboven gedefinieerd, dan dient het ‘hoger leidinggevend personeel’ van de entiteit als UBO geregistreerd te worden. Dit wordt ook wel de ‘pseudo-UBO’ genoemd.
In de praktijk betekent dit dat bij rechtspersonen in dit geval dan elke statutaire bestuurder moet worden ingeschreven en bij personenvennootschappen elke vennoot (met uitzondering van de commanditaire vennoot bij een commanditaire vennootschap).
Is sprake van een rechtspersoon-bestuurder, dan dient elke natuurlijke persoon die op dat hogere niveau deel uitmaakt van het bestuur van de rechtspersoon-bestuurder als pseudo-UBO ingeschreven te worden. Hoewel de desbetreffende functionaris in dat geval als UBO in het UBO-register moet worden ingeschreven, zal in het UBO-gedeelte van het Handelsregister vermeld worden dat deze functionaris uitsluitend in de hoedanigheid van statutair bestuurder of vennoot is ingeschreven vanwege het ontbreken van een ‘echte UBO’.

Toelichting van de wetgever ten aanzien van een Stichting Administratiekantoor

Tijdens de parlementaire behandeling van de wet is de vraag gesteld of een certificaathouder van een Stichting Administratiekantoor (‘STAK’) als UBO van een onderliggende vennootschap – zoals een bv – kan worden aangemerkt. Bij een STAK is het stemrecht en het winstrecht immers gesplitst, waarbij het stemrecht bij de stichting ligt en het winstrecht (doorgaans) bij de certificaathouder.
Onderstaande voorbeelden kunnen u helpen om te bepalen wie de UBO’s zijn als de aandelen van uw bv in beheer zijn bij een STAK.

Stichtingen zijn wettelijk verplicht om uitkeringen van 25% of minder bij te houden in een register

Indien er geen natuurlijk persoon is die voldoet aan het UBO-begrip zoals hierboven gedefinieerd, dan dient het ‘hoger leidinggevend personeel’ van de entiteit als UBO geregistreerd te worden. Dit wordt ook wel de ‘pseudo-UBO’ genoemd.
In de praktijk betekent dit dat bij rechtspersonen in dit geval dan elke statutaire bestuurder moet worden ingeschreven en bij personenvennootschappen elke vennoot (met uitzondering van de commanditaire vennoot bij een commanditaire vennootschap).
Is sprake van een rechtspersoon-bestuurder, dan dient elke natuurlijke persoon die op dat hogere niveau deel uitmaakt van het bestuur van de rechtspersoon-bestuurder als pseudo-UBO ingeschreven te worden. Hoewel de desbetreffende functionaris in dat geval als UBO in het UBO-register moet worden ingeschreven, zal in het UBO-gedeelte van het Handelsregister vermeld worden dat deze functionaris uitsluitend in de hoedanigheid van statutair bestuurder of vennoot is ingeschreven vanwege het ontbreken van een ‘echte UBO’.

Stap 3: Verzamel de benodigde informatie

Na het bepalen wie de UBO’s zijn binnen uw organisatie is het van belang om de benodigde informatie te verzamelen die gedeponeerd dient te worden bij de KvK. In het UBO-register wordt een onderscheid gemaakt tussen gegevens die openbaar toegankelijk zijn en gegevens die afgeschermd worden. De afgeschermde gegevens zijn in het kader van het tegengaan van witwassen en terrorismefinanciering wel altijd toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten zoals bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie en de Financiële inlichtingen eenheid Nederland.

De gegevens die aangeleverd moeten worden en die voor eenieder toegankelijk zijn:

• voor- en achternaam;
• geboortemaand en -jaar;
• nationaliteit
• woonland;
• het belang en de omvang van het belang dat een UBO in een organisatie heeft.

De gegevens die aangeleverd moeten worden en alleen voor de bevoegde autoriteiten zichtbaar zijn:

• geboortedag;
• geboorteplaats en -land;
• woonadres;
• BSN (burgerservicenummer) en TIN (buitenlands fiscaal identificatienummer)
• kopie van identiteitsdocument;
• documenten waaruit belang en omvang van belang blijkt.

Om het economisch belang te duiden zal er gewerkt worden met bandbreedtes van:

  1. Groter dan 25% tot en met 50%;
  2. Groter dan 50% tot en met 75%; en
  3. Groter dan 75% tot en met 100%.

Ter onderbouwing van de omvang van het economisch belang, zullen bij inschrijving afschriften van de volgende documenten – voor zover van toepassing – moeten worden gedeponeerd:

• aandeelhoudersregister;
• statuten;
• certificaathoudersregister;
• oprichtingsakte;
• andere notariële akte;
• ledenregister;
• contract van oprichting;
• inschrijving in het Handelsregister;
• organogram;
• overige relevante documenten over aard en omvang van het gehouden economisch belang of documenten op grond waarvan de feitelijke zeggenschap kan worden uitgeoefend.

Stap 4: Registreer de UBO

Wie is er verantwoordelijk voor de verplichte inschrijving en deponering van de UBO-informatie?

  1. degene aan wie de vennootschap of juridische entiteit toebehoort,
  2. ieder van de bestuurders of – als die er niet zijn –
  3. degene die met de dagelijkse leiding is belast

De UBO online inschrijven kan via www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/ubo-opgave

Antwoorden op veelgestelde vragen

Kunnen mijn UBO-gegevens afgeschermd worden zodat deze niet openbaar / voor eenieder toegankelijk zijn?

U kunt als UBO een verzoek tot afscherming indienen bij de KvK. Alleen in bijzondere gevallen wordt een verzoek gehonoreerd. U moet namelijk aantonen dat één van de volgende situaties aan de orde is:

  1. blootstelling aan een onevenredig risico;
  2. een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie;
  3. minderjarigheid;
  4. andersoortige handelsonbekwaamheid (zoals een ondercuratelestelling).
Binnen welke termijn moet een wijziging van de UBO worden doorgegeven?

Voor entiteiten die na 27 september 2020 worden opgericht, geldt de registratieplicht direct. Zij moeten gelijktijdig met de inschrijving van de entiteit in het Handelsregister hun UBO’s registreren.
Voor op 27 september 2020 al bestaande entiteiten bestaat een overgangstermijn van achttien maanden. Aan het einde van deze termijn, 26 maart 2022, moet iedere entiteit de UBO’s hebben geregistreerd.

Hoe lang worden UBO-gegevens bewaard?

UBO-gegevens blijven maximaal 10 jaar na uitschrijving uit het UBO-gedeelte van het Handelsregister opgenomen én toegankelijk.

Wat zijn de sancties als de UBO niet (of niet tijdig) wordt geregistreerd?

De wet kent een duaal sanctiestelstel waardoor een overtreding zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk bestraft kan worden. Lichte overtredingen worden bestuursrechtelijk afgedaan door het Bureau Economische Handhaving (onderdeel van de Belastingdienst). Bij verzwarende omstandigheden – zoals het opzettelijk doorgeven van onjuiste UBO-informatie – zal het Openbaar Ministerie een beslissing nemen over strafrechtelijke afdoening.

Als economisch delict wordt aangemerkt:

• het niet inschrijven van de verplichtte UBO-informatie;
• het niet inwinnen en bijhouden van toereikende, accurate en actuele informatie over UBO’s, en
• het niet verstrekken van alle informatie die noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de UBO-registratieplicht.

Een overtreding van voornoemde verplichtingen kan bestraft worden met een hechtenis van ten hoogste zes maanden, een taakstraf of een geldboete van de vierde categorie. Ingeval van opzet is er sprake van een misdrijf en kan de hechtenis zelfs oplopen tot ten hoogste twee jaar.

Kan iedereen gratis UBO-gegevens inzien bij de KvK?

Iedereen die UBO-gegevens wil inzien dient eerst een toegangscode aan te vragen bij de KvK. Voor het raadplegen van UBO-gegevens wordt een tarief gevraagd van € 2,50. Zoals uitgelegd bij stap 3 zijn alleen bepaalde gegevens voor eenieder toegankelijk. Ter waarborging van de privacy van een UBO is het zo dat enkel de bevoegde autoriteiten op persoonsgegevens kunnen zoeken binnen het UBO-register. Overige raadplegers kunnen enkel op basis van de naam van de juridische entiteiten de gegevens van een UBO verkrijgen. Zoeken op de naam van een UBO is voor deze overige raadplegers dus niet mogelijk.

Wat kan Van Boekel accountants en adviseurs verder nog voor uw organisatie betekenen?

In deze advieswijzer geven wij u handvatten om te bepalen óf u iemand en zo ja wie u als UBO moet registreren. Voorbeelden van werkzaamheden die wij voor uw organisatie kunnen uitvoeren zijn:

• het in kaart brengen van de eigendomsstructuur van uw organisatie bij aanwezigheid van één of meer tussenliggende juridische entiteiten (een keten van eigendom) om zo de juiste UBO(‘s) te identificeren;
• het beoordelen van bijvoorbeeld statuten, contractuele bepalingen en stemovereenkomsten om te bepalen of er binnen uw organisatie sprake is van zeggenschap die leidt tot de kwalificatie UBO;
• beoordelen of de benodigde documenten afdoende zijn om de vereiste UBO-gegevens, waaronder het economische belang, te deponeren bij de KvK;
• beoordelen of er sprake is van een wijziging van de UBO als gevolg van een verandering van de organisatiestructuur.

Heeft u vragen over het UBO-register of wilt u ondersteuning bij het inschrijven van de UBO? Neem dan contact op met uw relatiebeheerder.