Vakantieperiode en coronacrisis

6 aandachtspunten voor jou als werkgever

Veel mensen hebben in de zomerperiode vaak een heerlijke vakantie in het vooruitzicht, gaan er dagjes op uit en laden hun batterij weer op om daarna met frisse energie op de werkvloer te verschijnen. Helaas zullen de zomervakantieplannen van dit jaar naar alle waarschijnlijkheid moeten worden bijgesteld. We weten natuurlijk nog niet hoe het in juli en augustus is en wat wel en niet mag, maar de kans is groot dat het anders wordt dan we ons hadden voorgesteld in januari of februari van dit jaar.

1. Vakantiegeld op een later moment uitbetalen

Laten we eens beginnen met het uitbetalen van het vakantiegeld. De meest werkgevers keren in mei of juni het vakantiegeld uit aan hun medewerkers en dit bedraagt 8% van het brutoloon, tenzij anders is opgenomen in de cao.

De afgelopen weken is er meerdere malen gesproken over het later betalen van vakantiegeld in deze tijd als een soort “laatste redmiddel”. Vakbond FNV komt bedrijven tegemoet die door de coronacrisis in financiële problemen zijn gekomen. Als er betalingsproblemen zijn, kun je er als werkgever voor kiezen de vakantiebijslag op een later moment of in termijnen te betalen. Dit mag echter alleen als de medewerker hier ook toestemming voor heeft gegeven. Leg dit dan schriftelijk vast, zodat er nooit verwarring over ontstaat.

Als medewerkers hiermee akkoord gaan, ben je er als werkgever natuurlijk nog niet. Uiteindelijk ben je namelijk verplciht om het vakantiegeld te betalen. Volgens het FNV is de meest voor de hand liggende optie een betalingsregeling met je medewerkers waarin je voorstelt om het vakantiegeld in termijnen te betalen.

2. Verplicht vakantiedagen opnemen vanwege de coronacrisis mag niet

Er is veel onduidelijkheid over of het toegestaan is om je medewerkers verplicht vakantiedagen op te laten nemen als er door het coronavirus minder werk is. Het antwoord is eigenlijk heel duidelijk: nee, dat mag niet. Alleen in overleg kan vakantie opgenomen worden.

Natuurlijk kun je als werkgever wel vragen om vakantiedagen op te nemen, maar daar hoeft een medewerkers niet mee akkoord te gaan. Wanneer een medewerkers hier duidelijk mee instemt, is het uiteraard prima. Het mag dus niet eenzijdig door de werkgever opgelegd worden.

3. Verplicht laten opnemen van ADV-uren kan wel

Met ADV-uren zit het net wat anders dan met vakantie-uren. Een werkgever kan het namelijk wel verplichten dat een medewerker zijn of haar ADV-uren opneemt als er bijvoorbeeld minder werk is door het coronavirus. De vakantiewetgeving is namelijk niet van toepassing op ADV-uren.

Mits er andere afspraken gemaakt zijn in een cao of arbeidsovereenkomst, mag jij als werkgever bepalen wanneer ADV-uren worden opgenomen. Controleer daarom goed welke afspraken er binnen jouw bedrijf hierover gemaakt zijn.

4. Het intrekken van een geplande en goedgekeurde vakantie kan alleen in overleg

Misschien is dit nog wel de meest voorkomende vraag in tijden van de coronacrisis: “Ik heb in de zomer drie weken vakantie gepland, maar dit gaat nu niet door. Mag ik mijn vakantiedagen intrekken en op een later moment opnemen?”
Een logische vraag vanuit de medewerker, maar een ingeplande en goedkeurde vakantie mag je als medewerker niet zomaar terugdraaien. Ook als de droomreis van de medewerkers helaas niet door kan gaan. Om vakantiedagen in te trekken of te verplaatsen, moet jij als werkgever toestemming geven. Juist nu de werkvoorraad mogelijk afneemt, heb je er belang bij dat vakantiedagen alsnog zoveel mogelijk worden opgenomen, zoals afgesproken was. Je wil immers voorkomen dat iedereen straks, als het leven weer wat normaler wordt, tegelijk vakantie wil opnemen of juist heel veel vakantiedagen meeneemt naar volgend jaar.

Het tegenovergesteld kan ook voorkomen. Dat medewerkers juist nu extra hard nodig zijn, omdat er meer werk is dan voor de coronacrisis. Denk bijvoorbeeld aan de zorg, maar er zijn nog veel meer branches waar dit het geval is. Het kan zo zijn dat je dan juist je medewerkers graag inzet in de periode dat ze eigenlijk een vakantie gepland hadden. Dan is het ook van belang dat je hierover samen afspraken maakt.

Daarnaast is er nog een verschil tussen wettelijke- en bovenwettelijke verlofdagen van een medewerker. Denk aan het vervallen van wettelijke verlofdagen voor 1 juli.

5. Een medewerker zit thuis vanwege een zieke huisgenoot, moet deze medewerker vakantiedagen opnemen?

Natuurlijk kan een medewerker in de situatie komen dat hij of zij zelf niet ziek is, maar een huisgenoot wel. Wat als de huisgenoot symptomen van het coronavirus heeft? Dan zal jouw medewerker uit voorzorg ook thuisblijven en dus niet op de werkvloer verschijnen.

Moet de medewerker hier dan vakantiedagen voor opnemen? In dit geval mag je het als werkgever niet verplichten om vakantiedagen op te nemen. Dit is alleen mogelijk bij wederzijdse goedkeuring. Overleg in een situatie als deze met je medewerker of werkzaamheden volledig of gedeeltelijk vanuit huis verricht kunnen worden. Als dat niet mogelijk is, moet je als werkgever ook het loon van de medewerker gewoon doorbetalen.

6. In gesprek gaan met je medewerkers

“We moeten dit SAMEN oplossen”, is een uitspraak die we vaak horen in deze tijd. Neem dit ook mee in jouw bedrijf. Ga in gesprek met medewerkers en leg ze niks op of geef ze niet het gevoel dat ze geen keuze hebben en dat er niet te praten valt over het opnemen of wijzigen van vakantiedagen.

Wanneer ouders met kinderen thuiszitten, omdat de school of kinderopvang gesloten is, kun je eventueel ook calamiteitenverlof inzetten. Dit gaat om enkele uren of hooguit enkele dagen. Ook tijdens het calamiteitenverlof wordt het loon gewoon doorbetaald. Daarnaast is het opnemen van (lang- of kortdurend) zorgverlof een optie. Voor beide regelingen geldt dat in de cao afwijkingen gemaakt kunnen worden op de wettelijke regelgeving.

De beste tip is dan ook: ga om de tafel met je medewerkers om tot een goede uitkomst te komen. Leef je in jouw medewerkers in en overleg wat de beste oplossing voor beide partijen is in deze uitzonderlijke situatie. Uiteraard scheelt het ook per branche wat haalbare mogelijkheden zijn. Neem dit mee in gesprekken.

Bron: Whitepaper “Vakantieperiode en coronacrisis”